Si vous possédez un appartement en Nouvelle-Zélande, vous faites partie d'une entité juridique appelée "Body Corporate", tout comme les autres propriétaires de l'immeuble. Comment se définit exactement le “Body Corporate” ? Quel est le rôle de la copropriété et comment sont prises les décisions ? New Zealand Services fait le point sur toutes ces questions.

Comprendre le rôle du Body Corporate (BC)

Le “Body Corporate” (BC ou copropriété) est une entité juridique créée en vertu des dispositions de la loi “The Unit Titles Act” pour gérer la propriété commune dans un immeuble ou une résidence de pavillons par exemple. Cette structure de gestion vise à garantir que les décisions affectant t la copropriété sont prises collectivement par tous les propriétaires. Le “Body Corporate” est aussi l'entité responsable des parties communes.

Le “Body Corporate” est responsable de la gestion financière et administrative relative à la propriété commune et au développement (bâtiment ou résidence) dans son ensemble. Il a un certain nombre de pouvoirs et de fonctions clés tels que :

• Gérer les biens communs

• Établir et maintenir un plan de maintenance à long terme (Long Term Maintenance Plan)

• Tenir à jour un registre de tous les propriétaires d'unités (et de leur locataires)

• Organiser et animer les assemblées générales (AGM : Annual General Meeting) au moins une fois par an.

• Prélever les taxes (levies) sur les propriétaires pour financer le fonctionnement du “Body Corporate”, assurer la maintenance des parties communes ou encore payer l’assurance du bâtiment et les frais d’entretien.

• Élaborer et faire appliquer les règles de fonctionnement du “Body Corporate” (BC Rules). Ces règles statuent par exemple sur la possibilité de posséder un animal de compagnie dans l’immeuble, le protocole avant d’effectuer des travaux dans un appartement, la possibilité ou non de faire de la location courte durée type Airbnb…

Quand et comment sont prises les décisions dans une copropriété ?

Réunion en AGM & EGM

Les décisions de la copropriété sont prises par les propriétaires ou leurs représentants. Les propriétaires se réunissent pour discuter et voter sur les questions importantes pour la copropriété au moins une fois par an lors de l'Assemblée Générale Annuelle.

Une Assemblée Générale Extraordinaire (EGM : Extraordinary General Meeting) peut également être organisée dans l’année lorsque certains types de problèmes majeurs surviennent. Une EGM peut être convoquée afin que tous les propriétaires aient la possibilité de se réunir et de prendre une décision. Selon la Loi sur les Titres de Propriété, seul le Président, le Comité ou les propriétaires représentant au moins 25% des unités principales peuvent convoquer une AGE.

Vote ordinaire vs résolution spéciale

Lors d'une Assemblée Générale Annuelle (AGM), la majorité des décisions sont prises par résolution ordinaire, exigeant ainsi au moins 50 % des voix pour être acceptées.

Les résolutions spéciales entrent en jeu lorsqu'une décision a un impact significatif sur les propriétaires, comme le vote de travaux majeurs, des modifications des frais de copropriété, la nécessité d'emprunter de l’argent, un changement sur le titre de propriété...  Une résolution spéciale nécessite au moins 75 % des voix pour être adoptée.

Délégation de pouvoir auprès du Comité

La copropriété délègue également certaines tâches à son Comité de Copropriété. Chaque année lors de l'Assemblée Générale, les propriétaires élisent un comité ainsi que son président, qui seront chargés de gérer les affaires courantes de la copropriété entre les AGM. Les membres du comité sont des propriétaires élus par les membres de la copropriété, et généralement, un comité est composé de 5 propriétaires. Les décisions au sein du Comité de Copropriété sont prises par vote majoritaire, et un quorum de 3 propriétaires est souvent requis pour que les décisions puissent être prises.

Quelles sont les décisions votées en AGM ?

Lors de l'Assemblée Générale Annuelle (AGA), le président du comité présente son rapport annuel, dressant un bilan de l’année écoulée. Ce rapport inclut les actions menées par le comité au nom de tous les propriétaires, les défis rencontrés et les projets en cours.

Les propriétaires discutent par ailleurs du budget annuel. Les propriétaires votent une résolution pour approuver le budget, et si nécessaire, augmenter les frais de BC en versements échelonnés dans l’année.

C’est également l’opportunité pour le building manager de présenter son rapport, de faire le point sur les travaux de maintenance qui ont eu lieu sur les 12 derniers mois, les éventuels incidents enregistrés et les prochains travaux programmés.

Qui peut voter aux AGM ou EGM ?

Chaque unité dispose d’une voix lors des assemblées générales. Pour être éligible pour voter, les électeurs doivent avoir plus de 16 ans et être le propriétaire principal de l'unité ou son représentant désigné.

Seuls les membres de la copropriété à jour dans leurs frais de copropriété (également appelés cotisations) ont le droit de vote.

Est-il important d'assister aux AGM ?

Chaque propriétaire contribue de manière significative au bon fonctionnement de la copropriété. La présence de chacun est importante pour se tenir informer des décisions prises, de l’état du bâtiment, et pour faire valoir ses opinions … Les AGM sont aussi l’occasion de poser des questions, de s’assurer que le comité défend les intérêts de tous les propriétaires, que la gestion du bâtiment est sérieuse et efficace… Il est donc important d'assister aux réunions dans la mesure du possible. Si un propriétaire ne peut pas assister à une réunion ou que la barrière de la langue est trop importante, un propriétaire peut nommer une personne de son choix (un membre de l’équipe de NZS par exemple) pour le représenter en lui donnant un proxy. Donner un proxy à un représentant francophone, sur place, permet également d’obtenir des informations complètes et un compte-rendu en français.

Les propriétaires ont souvent la possibilité d'assister virtuellement aux réunions.